Mettez en place votre votre CSE en toute sécurité

Qu’est ce que le CSE ?

Le Comité Social et Economique (CSE) est une nouvelle instance représentative du personnel, dont le rôle est d’assurer le dialogue social entre le personnel et l’employeur.

La création du CSE fait suite à l’ordonnance Macron n°2017-1386 du 22 septembre 2017 qui est venue réformer le Code du travail en matière d’organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise.

La création du CSE ne vise pas à ajouter une nouvelle instance représentant le personnel à celles déjà existantes (comme le DP, le CE, ou le CHSCT), mais à les regrouper en une seule. Ainsi, le CSE est une fusion de ces instances.

Le CSE est une instance représentative des intérêts des salariés qui a pour objet de structurer et de fluidifier la communication entre les salariés et la direction. C’est donc un outil essentiel pour favoriser un dialogue social satisfaisant et épanouissant dans votre entreprise.

Quelles entreprises ont l’obligation de mettre en place un CSE ?

L’obligation de mettre en place le CSE concerne toutes les entreprises ayant un effectif d’au moins 11 salariés en équivalent temps plein, sur une période de 12 mois consécutifs.

Pour ce qui est de la forme juridique, toutes les entreprises de 11 salariés et plus sont tenues de mettre en place le CSE, qu’elles soient des SARL, des SA, des SAS ou des SCI. Les établissements publics sont également concernés.

De même, quelle que soit votre domaine d’activité, vous devez instaurer un CSE dans votre entreprise dès lors que l’effectif est atteint.

Quelle est la date limite de mise en place du CSE ?

Le CSE devait impérativement être mis en place avant le 1er janvier 2020.

Pour les entreprises ayant atteint l'effectif légal mais n'ayant pas encore mis en place leur CSE, l'ordonnance du 13 mai 2020 a fixé une ultime date butoir légale de mise en place de cette instance: l'employeur doit impérativement engager les élections de CSE entre le 25 mai et le 31 août 2020.   

Un processus d’élections s’étalant généralement sur une période comprise entre 2 et 3 mois, il est impératif de planifier dès à présent l’organisation des élections de votre CSE si vous êtes concerné.

Quelles sont les sanctions applicables en cas de non respect de mes obligations légales de mise en place du CSE ?

Le fait de ne pas remplir ses obligations tenant à la mise en place des élections professionnelles génère des risques considérables pour l’employeur, en matière civile et pénale.

En premier lieu, l’entrave à la mise en place du CSE est assortie de sanctions pénales : 1 an d’emprisonnement et une amende de 7.500 euros pour le représentant légal personne physique. La personne morale elle même est passible, à titre principal, d’une amende d’un montant maximal de 37.500 euros.

En outre, l’absence d’élection du CSE restreindra très largement la mise en place d’une politique RH conforme aux intérêts de l’entreprise. Ainsi, cela génèrera à titre d’exemple :

• l'inopposabilité de la mise en place du règlement intérieur de l’entreprise,
 
• l’impossibilité de dénoncer un usage ou un engagement unilatéral existant,

• l’impossibilité de conclure un accord collectif d’entreprise en l’absence d’interlocuteurs valables,

• la remise en cause par l’URSSAF en cas de contrôle du régime favorable d’exonération fiscale et sociale attaché aux accords d’intéressement,

• l’irrégularité des procédures de licenciement (notamment pour inaptitude ou pour motif économique).

Quelles sont les attributions du CSE ?

Le nombre de salariés de votre entreprise détermine le champ des attributions du CSE.

Si votre entreprise emploie entre 11 à 49 salariés, le CSE exerce le rôle antérieurement dévolu aux délégués du personnel (ou DP).

Cela comprend notamment la contribution à la promotion de la santé, la sécurité et des conditions de travail des salariés, en lien avec l’inspection du travail quand cela est justifié. Mais aussi la présentation des réclamations des salariés en matière de salaires et le respect des règles fixées par le Code du Travail, la convention collective de branche et les accords collectifs applicables dans l’entreprise.

On parle alors d’un CSE avec attributions « réduites ».

Dans les entreprises de 50 salariés et plus, le CSE reprend également toutes les attributions du Comité d’Entreprise (CE) et du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) qui existaient auparavant.

Cela inclut des attributions élargies en matière économique, par le biais notamment de mise à disposition d’informations actualisées et pertinentes et d’obligations ponctuelles et périodiques de consultation. Mais aussi la gestion de tout ou partie des activités sociales et culturelles de l’entreprise, pour laquelle un budget dédié lui est alloué en accord avec l'employeur.

On parle alors d’un CSE avec attributions « étendues ».

En quoi consiste le vote électronique ?

Le vote électronique constitue une manière actuelle, pratique et sécurisée de mettre en oeuvre vos élections de CSE:

• les électeurs votent de manière dématérialisée sur une plateforme internet par le biais d’un accès confidentiel et sécurisé, depuis un téléphone mobile ou un ordinateur.

• les employeurs bénéficient d’un gain de temps considérable puisque cela évite l’organisation logistique laborieuse classiquement liée aux opérations électorales : préparation des multiples bulletins, urnes, listes d’émargement, adaptation des locaux pour organiser le vote.

• pour les membres des bureaux de vote, le recours au vote électronique évite une formation fastidieuse pour assimiler des règles électorales multiples et complexes à l’occasion du vote et du dépouillement du scrutin.  

• pour l’ensemble des parties intéressées, le vote électronique constitue un gage de fiabilité et de sécurité juridique.  

Le recours au vote électronique peut être mis en oeuvre à l’occasion des élections du CSE, par accord d’entreprise (ou de groupe), ou à défaut par simple décision de l’employeur. Un cahier des charges précis et spécifique (respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail) est établi dans ce cadre.

Le protocole d’accord préélectoral (ou à défaut la note de service) fait référence au recours au vote électronique et précise le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Il comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Des garanties minimales sont destinées à assurer la validité du système du vote électronique, parmi lesquelles :

• après l’ouverture du scrutin, chaque électeur reçoit un mot de passe confidentiel, individuel et sécurisé qui leur permet d’accéder à une interface ergonomique affichant les listes de candidats correspondant à son collège et d’exprimer son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran et peut être modifié avant validation. L’électeur reçoit un accusé de réception de la transmission du vote et de l’émargement.

• Le vote est anonyme et “chiffré” par le système.

• Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, concernant les données personnelles des électeurs, mais également les opérations électorales (enregistrement et du dépouillement des votes)..

• Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l’employeur ou l’accord d’entreprise ou de groupe le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

• La direction et les partenaires sociaux peuvent suivre le déroulement et les résultats du scrutin depuis une interface qui leur est dédiée. La liste d’émargement est accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

• Une fois le vote terminé, le dépouillement est opéré de manière entièrement automatisé sous le contrôle du bureau de vote. Les procès verbaux sont établis automatiquement et sont prêts à l’impression pour signature et envoi aux organismes concernés.

• L'employeur conserve sous scellés l'ensemble des fichiers et documents liés aux opérations électorales, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décisions juridictionnelle devenue définitive. Durant ce délai, la procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

La solution de LegalPlace, en collaboration avec son partenaire, est en mesure de répondre à l'ensemble de ces garanties essentielles.

Quelles sont les principales étapes de l’élection du CSE ?

La mise en place du CSE nécessite l’élection de ses membres par les salariés eux-mêmes.

Le processus d’élections est entièrement à la charge de l’employeur, qui est garant du bon déroulement des opérations électorales.

Préalablement à la mise en place des opérations électorales, il vous faudra déterminer précisément le nombre de salariés de votre entreprise en équivalent temps plein. Cette donnée est essentielle afin de connaître vos obligations précises en terme de choix de process électoral, ainsi que le nombre de sièges à attribuer et le nombre de collèges à constituer.  

Le lancement de la procédure d’élections est matérialisé par le biais du courrier d’information au personnel affiché dans les locaux. Le premier tour de scrutin devra se tenir au plus tard 90 jours après cet affichage.

L’étape suivant cet affichage consiste à établir précisément l’ensemble des modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales. Ces modalités essentielles sont négociées dans le cadre du Protocole d’Accord Préélectoral (ou PAP) avec les organisations syndicales représentatives. Cependant, si les organisations syndicales ne se déplacent pas à la réunion de négociation ou ne signent pas le PAP aux conditions de majorité requises, l’employeur détermine lui-même ces modalités d’organisation par note de service, si nécessaire en lien avec l’administration du travail.

Il est possible de procéder aux opérations de vote selon plusieurs méthodes, qui peuvent être combinées entre elles : soit classiquement un vote physique sous enveloppe, soit un vote par correspondance (pour les salariés absents ou éloignés géographiquement du lieu du vote), soit un vote électronique effectué via une plateforme sécurisée.

Les élections ont lieu à scrutin secret à deux tours avec représentation proportionnelle à plus forte moyenne.

Ce qui signifie qu’en réalité, il y aura potentiellement 2 tours de scrutin à organiser, à 15 jours d’intervalle au maximum. A la fin du 1er tour, un 2nd tour de scrutin pourrait devoir être organisé dans les situations suivantes :

• si les syndicats n’ont pas présenté de liste au 1er tour (carence de candidat issu de liste syndicale) ;

• si les sièges n’ont pas tous été pourvus ;

• si le quorum n’a pas été atteint au 1er tour (plus de 50% des électeurs n’ont pas valablement voté).

Après l’heure de clôture du scrutin, les opérations de dépouillement sont réalisées par le bureau de vote. Ce dernier détermine l’attribution des sièges aux candidats élus puis reporte les résultats sur les procès-verbaux d’élection.

 Ce procès-verbal sera ensuite précieusement conservé par l’employeur pour justifier de la bonne mise en œuvre des opérations électorales. Il sera également affiché dans l’entreprise, et envoyé aux parties et organismes intéressés, dont notamment l’inspection du travail et le centre de traitement des élections professionnelles.

Pourquoi choisir LegalPlace pour l’élection de votre CSE ?

LegalPlace vous permet de mettre en place l'élection de votre CSE (ou, faute de candidat, d'accomplir toutes vos obligations légales afférentes au CSE) rapidement, conformément aux calendriers et délais légaux, sans risque d'annulation de votre élection. Nos documents sont parfaitement fiables et juridiquement adaptés à votre entreprise : ils sont générés sur mesure. Un expert dédié vous guide et vous accompagne tout au long du processus par téléphone ou e-mail. Le vote électronique (proposé par notre partenaire) est intuitif et certifié.

L’effectif de mon entreprise comprend entre 11 et 20 salariés. Quelle procédure électorale dois je appliquer ?

Dorénavant, depuis le 1er janvier 2018, en application de l’article L 2314-5 alinéa 5 du Code du travail, précisée par la position interprétative de l’administration du travail (CSE : 100 questions réponses, n°39, Min. trav. 19 avril 2018), une procédure simplifiée expresse existe pour les entreprises entre 11 et 20 salariés.

En l’absence d’une intention de candidature manifestée par a minima un salarié dans un délai de 30 jours calendaires à compter de la date d’affichage de l’organisation des élections, un procès-verbal de carence de candidats sera directement établi et le processus électoral sera achevé. Si toutefois une intention de candidature est manifestée pendant ce délai de 30 jours calendaires, alors l’employeur sera tenu de mettre en place une élection selon la procédure "classique”. Il est donc opportun pour l’employeur de ne pas recourir à cette procédure “expresse" s’il sait par avance que des candidats se manifesteront.

Cette procédure "expresse" répond par ailleurs  à des règles précises en matière d’information des salariés, des organisations syndicales et de l’administration du travail.

Quels sont les coûts générés par l’élection du CSE ?

Vous avez la possibilité d’organiser l’élection de votre CSE vous-même sans l’assistance de prestataires externes (avocats ou autres). Néanmoins, si vous n’êtes pas expert en la matière, vous perdrez beaucoup de temps à bien assimiler les règles à respecter et vous exposerez à des risques d’annulation de votre élection en cas de non respect des règles.

Il faut aussi noter que la mise en place de l’élection a un coût opérationnel puisqu’elle va mobiliser plusieurs de vos salariés et une partie de vos locaux, pendant les horaires de travail.

Il est donc préférable de faire appel à un professionnel. Se faire assister par un avocat coûte en général entre 1.500 € HT et 5.000 € HT selon le nombre de salariés et la complexité du PAP issu de la négociation.